コラム

株主から株主である証明書を求められたときの対応

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

株主であることを証明するには?

一人で出資して会社設立するのであれば、自分がそのまま株主になるわけですので、だれが株主で、何株保有しているかといったことを管理したり、証明したり機会はほとんどないかもしれません。

しかし、エンジェル投資家など外部から出資を受け入れて株主が増えてくるとそうはいきません。誰が何株持っているかということは、株主名簿でしっかりと管理していく必要があります。これは実務上も必要ですし、会社法でも株主名簿の作成は義務付けられています。

しかし、この株主名簿はあくまで社内に備え付けておくものです。とある株主から、「自分が株主であることの証明がほしい」と言われても株主名簿には、その他株主の住所なども掲載されているので、株主名簿そのものを提供するわけにはいきません。

それではどのような書類で株主であることを証明すればよいでしょうか?

株主の証明として「株主名簿記載事項証明書」を交付すればよい

株主であることを証明する方法として、会社法では、以下のように定められています。

会社法 第122条
  1. 前条第一号(※筆者注 株主名簿に記載された)の株主は、株式会社に対し、当該株主についての株主名簿に記載され、若しくは記録された株主名簿記載事項を記載した書面の交付又は当該株主名簿記載事項を記録した電磁的記録の提供を請求することができる。
  2. 前項の書面には、株式会社の代表取締役が署名し、又は記名押印しなければならない。
  3. 第1項の電磁的記録には、株式会社の代表取締役が法務省令で定める署名又は記名押印に代わる措置(※筆者注 電子署名のこと)をとらなければならない。
  4. 前3項の規定は、株券発行会社については、適用しない。

つまり、株主名簿の内容について、その株主の箇所だけを抜粋して交付すればよいということになります。書面での交付であれば代表取締役の署名または記名押印、PDFなどの電子データで渡す場合は代表取締役の電子署名を付ける必要があります。書類に電子署名するには、電子署名できるように環境を整える必要があるので、通常は署名か記名押印して書面で渡すことになります。

書類のタイトルは特に法定されていませんが、「株主名簿記載事項証明書」というタイトルで作成することが多いでしょう。

株主名簿記載事項証明書の様式

株主名簿記載事項証明書は株主名簿の抜粋です。そのため、以下のような形で作成すればよいでしょう。

株主名簿記載事項証明書

貴殿の所有している当会社の株式については、以下の通りであることを証明する。

氏名又は名称 住所又は所在地 保有する株式の種類及び数 株式取得日
山田 太郎 東京都新宿区新宿0-0-0 普通 100株 2021年4月1日

2022年4月1日

株式会社ABC

代表取締役 佐藤 一郎 印(または署名)

株主から、自社の株主であることの証明書を請求されたら、上記のような形で書面を交付すれば問題ありません。

ちなみに、こうした株主名簿記載事項証明書の交付については、有償・無償いずれでも大丈夫です。とはいえ、多くの会社では無償で行っているケースが多いです。この証明書を交付しないと、会社法上の「過料に処すべき行為」として、罰則の対象にもなりますので、注意しましょう。

この記事の執筆者

渋田貴正
渋田貴正
V-Spiritsグループ 税理士・司法書士・社会保険労務士・行政書士
税務顧問・社労士顧問のほか、会社設立登記や会社変更の登記などの実務を幅広くを担当。その他各種サイトや書籍の執筆活動も展開中。

関連記事

新着コラム

  1. 取締役ごとに任期を変えることはできる特に中小企業においては、創業社長とその後に取締役に就任し...
  2. 責任限定契約とは?取締役をはじめとする株式会社の役員は、その職務の遂行にあたって会社に損害を...
  3. 事業目的における制作と製作の使い分け会社設立の際に必ず決めなければならないのが事業目的です。
  4. 取締役などの任期の伸長例えば、もともと2年などの期間で取締役の任期を設定していた株式会社が、...
  5. 顧問弁護士も監査役への就任が可能監査役の選任が必要になるケース、例えば取締役会を設置しようと...
ダウンロードはこちら